Remetente

• Reputação de seu domínio: Se na lista de destinatários tem muitos e-mails inválidos e bounces (em geral são contas de e-mail que não existem mais), as mensagens terão uma reputação ruim perante os provedores, fazendo com que as mensagens caiam na pasta spam;
• Lista de contatos: Se possuir uma lista desatualizada, sem a opção para se descadastrar ou que os membros não se inscreveram para o recebimento do conteúdo que você está enviando, os destinatários podem denunciar a mensagem, o que fará com que os disparos tenham uma reputação ruim.

Destinatário

• Não insira muitos destinatários em uma única mensagem – muitos servidores/provedores de e-mail definem limites para o número de destinatários que podem estar em” Para, Cc e Cco” em uma mensagem;
• Não utilize o campo em cópia “Cc” – pois expõe endereços de outros usuários e consequentemente a mensagem também pode se caracterizar como spam;
• Atenção com a quantidade de denúncias: Se um dos remetentes inseridos no campo “CC ou Cco” sinalizar o e-mail como spam, o servidor pode ler esse alerta como uma reclamação de todos os contatos inseridos na correspondência. Isso resulta em problemas de entrega, pois o endereço do remetente pode ficar em uma lista de negação e não conseguir mais entregar suas mensagens, assim, quanto mais denúncias o domínio recebe, pior fica a reputação;
• Se for enviar emails em massa sugerimos usar sempre um serviço de envio profissional, envio de e-mail marketing e afins. (até porque não é permitido)

Assunto do e-mail

• O preenchimento desse campo deverá sempre se referir ao conteúdo do e-mail enviado, dessa forma, o destinatário terá a opção de não abri-lo caso o assunto não seja do interesse dele;
• Evite utilizar palavras relacionadas a spam, como “Trabalhe em casa”, “Clique aqui”, “Ganhe dinheiro online”, “Atenção”, “Urgente”, “Oferta”, “Desconto”, entre outras palavras, pois alguns provedores já possuem filtros para esse tipo de expressão;
• Evite usar letras maiúsculas e exclamações, opte por inserir um assunto simples e objetivo;
• Recomenda-se manter o “Assunto” o mais curto possível, o ideal é entre 20 e 41 caracteres.

Conteúdo da mensagem

• Não utilize cores e fontes muito diferentes, pois chamam a atenção para o conteúdo de forma negativa. Use uma mesma fonte e destaque palavras ou frases relevantes;
• Utilize sempre layouts responsivos, ou textos simples;
• Atente-se para a gramática utilizada nas mensagens, pois e-mails com erros gramaticais não trazem confiança ao usuário, gerando uma reputação negativa;
• Tome cuidado com envio de mensagens com pouco texto e com excesso de imagens, pois elas não são exibidas por padrão definido na maioria das plataformas de e-mails, isso fará com que o usuário tenha que optar por “Mostrar imagens no cliente de e-mail”, podendo o e-mail ser identificado como spam. A sugestão é utilizar 40% de imagem e 60% de texto;
• Ao anexar imagens, evite utilizar encurtadores de link como, por exemplo, o bit.ly. Recomenda-se sempre que a imagem seja hospedada no próprio domínio;
• Excesso de links não são bem vistos pelos usuários, isso reduz a credibilidade do conteúdo;
• Em geral envio de e-mail com anexos são tidos como negativos pelos filtros de spam, por esse motivo evite-os. Procure enviar o arquivo para o servidor de hospedagem e insira o endereço gerado no conteúdo da mensagem.

Envio de e-mails

• Não reutilize listas de divulgação existentes de determinados serviços, mesmo que sejam da mesma empresa;
• Envie e-mails somente para usuários que optaram pelo cadastro na lista de divulgação de produtos e/ou serviços;
• Sempre respeite as escolhas dos usuários em formulários de cadastro, como também respeite as decisões de se descadastrar de listas;
• Inclua um link de descadastro em todas suas mensagens para não dificultar a remoção do contato da lista de e-mails. Se um usuário tentar se descadastrar e ainda continuar recebendo mensagens, ele provavelmente vai marcar seu e-mail como spam;
• Violação da LGPD: A LGPD estabelece a regulamentação sobre o tratamento de dados pessoais, que são as informações fornecidas a uma empresa. Em casos em que uma organização queira compartilhar com outras esses dados, ela deverá solicitar um novo consentimento. Ou seja, você deverá entrar em contato com todos da lista para confirmar se desejam receber menagens da sua empresa. Essa permissão pode ser solicitada através de processos de opt-in ou então de dupla confirmação (double opt-in).